ASSISTANT JURIDIQUE H/F

DRH

TEMPS PLEIN

CDD DE 3 MOIS RENOUVELABLE – JUILLET 2022

I. Présentation générale du CHU

Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne.

Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.

Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé

Missions générales

L’agent est en charge du secrétariat de la direction et s’occupe également de dossiers spécifiques.

Secrétariat :

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs ou interlocuteurs (internes ou externe au CHU) ;
• Gérer les agendas des directeurs et de la cadre supérieure de santé de la coordination générale des soins ;
• Taper des documents (courrier, compte-rendu, etc.), y compris en grand nombre, et en préparer (diaporama, dossiers) ;
• Trier et diffuser le courrier quotidien de la direction ;
• Organiser les demandes de consultation des dossiers administratif par les agents (proposition de créneau horaire, préparation du dossier, photocopie de pièces) ;
• Gérer les appels téléphoniques de la cadre supérieure de santé et les suivre sur un tableau Excel, préparer des dossiers, gérer les stages des instituts et les courriers d’affectation estivale des agents en promotion professionnelle.

Gestion des grèves :

• Rédiger la note de service relative à la grève suite à un dépôt de préavis, la faire signer, reprographier (interne ou externe) et diffuser ;
• Contact des organisations syndicales pour déterminer la participation au mouvement ;
• Gérer les assignations (remplissage du formulaire, signature et diffusion) ;
• Remplir le tableau de suivi de la grève et l’envoyer (matinée et après-midi) à l’ARS, la DGOS et en interne ;
• Archiver les documents liés à la grève.

Comité technique d’établissement (environ quatre par an)

• Déterminer la date de la séance et réserver la salle et la sténotypiste ;
• Etablir les convocations ;
• Recenser les questions, mettre en forme l’ordre du jour, déterminer le passage des intervenants ;
• Préparer la salle (disposition, matériel, etc.) ;
• Corriger le procès-verbal rédigé par la sténotypiste et l’envoyer aux membres.

Réunion des cadres de l’institution (quatre fois par an)

• Déterminer la date de la séance et réserver la salle ;
• Adresser par mail la convocation et l’ordre du jour et actualiser la liste de diffusion aux cadres ;
• Centraliser les fichiers informatiques des documents à présenter et les installer sur l’ordinateur de la salle.

Dossiers contentieux

• Suivi de l’avancement des dossiers sur la plate-forme et dans le dossier dédié ;
• Taper les courriers et documents afférents et les classer dans les dossiers correspondants ;
• Relations avec le cabinet d’avocat, suivi des honoraires.
• Participer à l’établissement de la provision contentieux (rédaction des documents)

Divers

• Participation pour la partie secrétariat à certains dossiers transversaux de la DRH.

Nature du contrat et des conditions de recrutement

Grade : adjoint administratif

CDD de 3 mois renouvelable

Quotité de temps de travail

Temps plein

III. Profil recherché

Diplôme et formation requis

• Connaissance détaillées des techniques de secrétariat ;
• Connaissances générales en classement et archivage ;
• Connaissance de l’organisation et des règles de fonctionnement de l’établissement
• Une formation juridique serait un plus

Compétences et qualités requises

Savoir faire

S’adapter aux différents interlocuteurs ;

·         Accueillir, orienter des personnes, des publics

·         Maitrise des outils bureautiques

·         Définir, adapter et utiliser un plan de classement

·         Communiquer

Savoir être

·         Sens relationnel, être capable d’empathie

·         Sens de l’organisation, rigueur

·         Discrétion

·         Savoir rendre compte de son travail

·         Autonomie

·         Qualités d’expression orale et écrite

·         Travailler en équipe / en réseau

Démarches à effectuer pour postuler

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Monsieur QUILLET Julien, responsable des carrières et du temps de travail, par email : julien.quillet@chu-poitiers.fr

La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation)  à déposer sur le site web du CHU  [http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/Assistant juridique DRH] est le 28 juin 2022