Assistant(e) de direction Direction des constructions et Patrimoine, Transition Ecologique H/F CDD

Le CHU de Poitiers recrute Assistant(e) de direction

Direction des constructions et Patrimoine, Transition Ecologique

CDD 3 mois renouvelable – Temps plein – Dès le 21 Novembre 2022

I. Présentation générale du CHU

Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne.

Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.

Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé

Missions générales

Au sein de la Direction des Constructions Patrimoine et Transition Ecologique :

• Accueils téléphonique et physique,
• Réception, enregistrement et gestion du courrier DCP (ouverture, tamponnage et distribution), traitement du courrier du Directeur : analyse et orientation,
• Organisation de l’agenda du Directeur, réunions, déplacements, préparation de dossiers, etc…
• Points réguliers de suivi de dossiers avec le Directeur, participation aux réunions hebdomadaires de service,
• Dactylographie et diffusion de : compte-rendu de différentes réunions, courriers divers, notes de service et d’information, ordres de mission (dont la préparation et suivi pour congrès, colloques),
• Etat et suivi des heures supplémentaires, des astreintes ingénieurs, des demandes de travaux, etc…
• Organisation de réunions, gestion des salles de réunions,
• Préparation cahier et PowerPoint Commission Travaux Investissements (saisie, mise en forme),
• Préparation et suivi des documents pour réunion demandes de travaux,
• Commandes papeterie,
• Suivi des dossiers agents : notation, demandes temps partiels, etc…
• Synthèse congés prévisionnels du personnel DCP (via tableau EXCEL en Janvier).

Suppléance du secrétariat de la Direction des achats-Direction du biomédical-Direction de la logistique-Direction de l’informatique (collègue en binôme) :

• Accueils téléphonique et physique,
• Réception et gestion du courrier (ouverture, tamponnage et distribution), traitement du courrier du Directeur (frappe, suivi, distribution…),
• Organisation et planification de diverses réunions,
• Gestion des recensements : hôteliers, médicaux, informatique, travaux,

Nature du contrat et des conditions de recrutement

CDD de 3 mois renouvelable à pourvoir dès le 21 Novembre 2022
Grade : adjoint administratif

Quotité de temps de travail : Temps plein

III. Profil recherché

Diplôme et formation requis

Pas de diplôme prérequis

Compétences et qualités requises

Compétences exigées :

• Maîtrise de l’outil informatique WINDOWS (Word, Excel, Power Point, Outlook…),
• Dactylographie et mise en forme de documents.

Qualités requises :

• Rigueur, réactivité et fiabilité,
• Discrétion et confidentialité,
• Qualités relationnelles : avec ses collègues – sa hiérarchie et le milieu hospitalier,
• Sens de l’organisation, efficacité, et initiatives.

IV. Renseignements complémentaires

Rattachement hiérarchique :

Il ou elle sera rattaché(e) à l’autorité directe du Directeur des Constructions et Patrimoine, Transition Ecologique.

Horaires de travail :

Amplitude horaire de 8h30 à 17h (horaires de cadres, forfaitaire en fonction des besoins de la Direction).

V. Démarches à effectuer pour postuler

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Monsieur MARCHAL Fréderic, directeur par téléphone au 05.49.44.30.01

La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU [http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/assistant de direction DCPTE] est le 14 Août 2022