Notre client, HOTEL SPA LA BORIE D’HELIPSE recrute un réceptionniste (h/f).

– DEFINITION DE POSTE :
La réceptionniste est la première personne que rencontrent les clients à leur arrivée. A ce titre, elle est l’ambassadrice de l’établissement.
Elle accueille (au téléphone ou sur site) et renseigne les clients sur les conditions de séjour, les formalités et les tarifs en accord avec la politique commerciale de l’établissement et les critères de qualité.
Elle gère les réservations, informe et répond aux questions.
En complément, elle effectue les tâches administratives (planification, traitement du courrier…) et comptables (facturation, encaissement).
Un poste-clé où le sens commercial et l’organisation sont indispensables.

– MISSIONS PRINCIPALES :
Réception :
• Répond aux demandes de renseignement et réservations reçues par téléphone ou par mail.
• Planifie les réservations et gère en temps réel la disponibilité des chambres sur le logiciel dédié.
• Accueille les clients à leur arrivée.
• Procède au check-in et check-out.
• Informe sur les services proposés par l’hôtel (horaires du petit déjeuner et du res-taurant, spa, parking etc…), accompagne les clients jusqu’à leur chambre, effec-tue la visite des lieux et remet les clés.
• Traite les réclamations et demandes spécifiques (room-service, équipements pour les enfants…).
• Assiste la/le responsable hébergement dans sa mission de contrôle des chambres et de l’établissement (propreté, rangement, respect des standards définis par la Direction, décoration florale…).

Conciergerie :
• Renseigne sur les activités culturelles, gastronomiques, de plein nature etc… proposées dans le village ou à proximité.
• A la demande du client, se charge de certaines réservations (taxi, restaurant, parcours de golf, spectacle, location…) ou commandes (fleurs, spécialités locales…).
• Aide les clients à transporter leurs bagages de leur véhicule à leur chambre à l’arrivée et inversement au départ.

Gestion :
• Prépare les factures clients en fin de séjour et/ou de repas au restaurant, encaisse les règlements.
• Actualise les tableaux de bord.

– CONDITIONS D’EXERCICE :
Travail en équipe

La réceptionniste exerce des fonctions diversifiées en lien avec tous les services : les femmes de chambres pour leur indiquer les départs et demandes particulières, le spa et le restaurant pour les réservations…

Aptitudes et qualités
• De la qualité de son accueil dépend l’image de marque de l’hôtel. Diplomate, réactive et efficace, la réceptionniste doit faire preuve d’amabilité, de courtoisie et de tact même face à des clients difficiles ou des réclamations.
• L’autonomie, l’organisation et le calme sont des qualités indispensables afin de pouvoir gérer simultanément plusieurs priorités : accueil de nouveaux clients, télé-phone qui sonne, établissement de factures etc…
• Excellente présentation (tenue impeccable, cheveux coiffés et/ou attachés si longs, ongles nets, maquillage discret).
• Aisance relationnelle et réel sens du service, savoir se montrer prévenante et dis-crète.
• Esprit méthodique.
• Maîtrise au moins une langue étrangère (anglais indispensable).
• Parfaite connaissance des outils informatiques (word – excel – logiciels gestion et réservation)
• Polyvalence : remplace ponctuellement sur quelques heures ou une journée le/la titulaire absent(e) d’un poste en service, plonge ou ménage.

Jours et horaires de travail
• 5 jours par semaine y compris le week-end
• 8 à 9 heures par jour entre 8 H 00 et 23 H 00, la plupart du temps par roulement et occasionnellement en coupure.
• Un week-end libéré par mois.
• Fermeture de l’établissement au mois de janvier (dates à préciser chaque année).

– EVALUATION DU POSTE :
Les critères d’évaluation du poste sont retenus en fonction des responsabilités exercées et permettent une analyse des actions conduites par la titulaire :
• Force de proposition pour l’amélioration continue des services et de l’organisation.
• Polyvalence et adaptabilité à toutes situations.
• Entretien du matériel mis à sa disposition.
• Etablissement et respect des procédures.
• Esprit d’initiative et relationnel avec l’ensemble du personnel.
• Degré de satisfaction de la clientèle.
• Respect des objectifs fixés annuellement.

Candidatures par mail.