Le Service Territorial d’Aménagement Sud-Ouest du Conseil Départemental d’Indre et Loire recherche un(e) secrétaire de direction pour rejoindre son équipe dynamique dès que possible et pour une durée d’un an dans le cadre d’un contrat pour accroissement temporaire d’activité. Ce poste est basé à l’Ile Bouchard relève du cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux.

Les missions :

1– Secrétariat

– Accueillir le public et le guider vers le bon interlocuteur

– Réceptionner et orienter les appels téléphoniques

– Enregistrer le courrier interne et externe et les demandes reçues par mail

– Gérer le courrier dématérialisé sur le logiciel GED (réceptionner, réorienter le cas échéant et rattacher les réponses)

– Suivre les réponses aux courriers dans un tableau de bord

– Mettre en forme tous types de courriers (lettres, bordereaux d’envoi, notes…) et documents produits par le STA SO (notes, courriers, rapports…)

– Effectuer le tri, le classement et l’archivage des documents

– Gérer l’agenda du Chef de service et de son adjointe et organiser les prises de rendez-vous

– Charger de la communication interne (réponse au service Com de l DGAT et- archivage des photos)

2– Instruction des dossiers assurance et contentieux

2-1- Contentieux en Responsabilité Civile

-Instruire les dossiers en respectant le délai de 15 jours imposé dans le cadre de la procédure SAJ (norme ISO 9001) et en assurer le suivi dans un tableau de bord

2-2-Dégradations du Domaine Public Routier Départemental

-Instruire les dossiers de dégradation du DPRD et en assurer le suivi dans un tableau de bord en relation avec le service juridique

3– Gestion administrative du prêt de matériel

– Prêt des deux remorques équipées chacune de 36 barrières Vauban aux Communes, Communauté de communes et associations

– Réceptionner et instruire les demandes, Rédiger les conventions de prêt et en assurer le suivi du tableau de bord

– Prêt des panneaux aux Communes, Réceptionner et instruire les demandes en rédigeant les lettres de prêt et assurer le suivi du tableau de bord

4– Gestion du Domaine Public Routier (arrêtés permanents)

– Préparer les actes permanents du domaine public départemental sur demande du Chef de service

– Rédiger les arrêtés permanents et les insérer sous le logiciel Webdelib

5– Lettrage

– Utiliser le logiciel d’édition de lettrage à coller sur panneaux supports pour le compte des centres d’exploitation en suppléance

– Editer et préparer les lettrages suivant la commande des centres d’exploitation

6 – Suppléance en Comptabilité

Assurer la suppléance en l’absence de la comptable (rédaction des engagements sur le logiciel GRAND ANGLE, réceptionner, vérifier et classer les pièces justificatives, préparer l’ordonnancement (pré-mandatement), procéder au paiement des situations intermédiaires sur GRAND ANGLE)

7- Ressources Humaines

-Assurer la communication entre DRH et STA pour les arrêts de travail, les absences suite à une grève etc…

-Archiver dans les dossiers individuels les mises à jour (arrêtés, arrêt de travail, formation, habilitation…)

8- Gestion de la Signalisation d’information locale (SIL)

– Rédiger, en relation avec le chef de service et les techniciens, les permissions de voirie de la SIL dans le respect du règlement en vigueur,

– Vérifier et contrôler les demandes de la SIL et les modifications dans un tableau de bord de suivi.

Profil recherché

• Expérience administrative significative dans un rôle similaire, dans une collectivité territoriale serait un plus ;
• Maitrise des techniques de secrétariat et de gestion du stress (appels téléphoniques, accueil physique….);
• Sens de l’organisation développé et capacité à prioriser les tâches efficacement ;
• Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et informatiques ;
• Qualité d’accueil et de gestion de la relation aux usagers;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.

Horaires : cycle de travail de 39 heures hebdomadaire, plages horaires fixes et variables

Type d’emploi : Temps plein, CDD

Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 890,26€ à 2 353,10€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT

Horaires :

• Du lundi au vendredi
• Flextime
• Période de travail de 8 Heures
• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel