SECRETAIRE H/F
COORDINATION DES INSTITUS DE FORMATION
TEMPS COMPLET
CDD 6 MOIS
A COMPTER DU 6 JANVIER 2025

Un poste de secrétaire H/F, est à pourvoir prochainement au sein de la coordination des instituts de formation, de l’IFCS et du CFARM sur le site de Poitiers.

Présentation générale du CHU

Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne, et, est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.

Description du poste

Rattaché à l’assistante de la coordination des instituts, sous l’autorité du coordonnateur et de son adjointe, vous participez à l’organisation de la coordination des instituts, de l’institut de formation des cadres de santé et du centre de formation des auxiliaires de régulation médicale.
Vous participez à la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées aux services ou suivi des dossiers.
Pour cela, vous êtes amené à être en interaction avec les différentes directions et pôles de l’établissement.

Vos missions principales sont les suivantes :

Secrétariat général de l’IFCS et du CFARM :

– Accueil physique des apprenants et intervenants
– Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
– Traitement du courrier : tri, enregistrement, traitement, diffusion, classement, archivage
– Correction et mise en forme de documents, rapports et courriers comptes rendus d’instance
– Gestion et suivi de la scolarité des apprenants (dossier scolaire, emploi du temps, stage, planification des salles au sein du dossier partagé…)
– Gestion administrative des instances
– Paiement des intervenants
– Suivi et enregistrement des absences du personnel et des apprenants en promotion professionnelle
– Gestion et organisation de la sélection (inscription, épreuves d’admissibilité et d’admission)
– Veille réglementaire et organisationnelle
– Archivage de dossiers
– Enregistrement et classement des conventions pour l’ensemble des stages des apprenants
– Gestion des stocks de fournitures de bureau (saisie, suivi, contrôle)
– Recensement annuel des besoins en matériel informatique et hôtelier
– Demandes de dépannage informatique ou de travaux
– Suivi administratif de la taxe d’apprentissage
–
Activités en lien avec la Coordination :

– Gestion de l’agenda du Coordonnateur et de son adjointe
– Suivi des dossiers de la coordination (taxe d’apprentissage et financement, rapport d’activité, universitarisation, agrément, campus santé …)
– Gestion financière des instituts
– Suivi des commandes et facturations
– Régie des instituts
– Suivi des demandes des tutelles et coordination des réponses de tous les instituts
– Réponses aux demandes statistiques des différentes tutelles et autres organismes
–
Missions ponctuelles (en l’absence de l’assistante de la coordination, vous pouvez être amené à réaliser des missions ponctuelles nécessaires à la continuité du service) :

– Prise de rendez-vous, gestion des agendas, organisation de réunions et de déplacements
– Transmission aux directeurs des dépôts de recours devant les tribunaux administratifs, cours administratives d’appel et conseil d’Etat
–

Votre profil :

De formation BAC STMG, BTS ou DUT dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative, vous justifiez d’au moins 2 années d’expérience, idéalement dans le secteur hospitalier ou de la santé.

Compétences :

– Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
– Maîtrise des outils bureautiques Excel, Word, Power point et Outlook
– Maîtrise de l’outil GESTOR
–
Aptitudes professionnelles :

– Sens de l’accueil et qualités relationnelles
– Facilité d’intégration et de communication
– Capacité d’organisation et d’adaptation
– Disponibilité
– Sens du travail en équipe
– Esprit d’initiative
– Aisance avec les outils informatiques
– Savoir rendre-compte
– Rigueur et souci de vérification
– Respect de la confidentialité et du secret professionnel
– Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
– Capacité d’organisation et de gestion du temps
–
Informations complémentaires

Nous vous proposons une mission de 6 mois en temps complet à compter du 6 janvier 2025, renouvelable en fonction des évaluations.
Amplitude horaire : 08h30-17h00
Votre rémunération sera fixée sur un grade d’Adjoint administratif, catégorie C (grille indiciaire de la fonction publique hospitalière), soit : 2190€ brut – 1760€ net.

Pourquoi rejoindre le CHU de POITIERS ?

– Faire preuve d’un engagement fort au sein d’une structure hospitalière publique
– Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de haute qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux.
– Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
– Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des RPS, service social du personnel.)
– Accès à l’ensemble du plan de formation institutionnel
– Offre diversifiée de restauration (Food truck, self)
– Jardins et espaces verts/ parking gratuit/ réseau covoiturage
– Accès au CE/CGOS : vacances à prix réduits, tarifs préférentiels sur des spectacles, places de cinéma, chèques cultures, CESU, prestations sociales, chèques vacances…
–

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Monsieur GRAND Jannick, coordonnateur des instituts, par email [email protected]

La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU [http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/secretaire ecoles] est le 1er décembre 2024.

Ref : C110O84963